Tjenesterorientert arkitektur og BPM i offentlig sektor

Bærum kommune vil introdusere løsninger hvor publikum kan benytte skjemaer for alle offentlige tjenester over internett. For å teste ut BPM (Business Process Management), valgte kommunen registrering i skolefritidsordningen (SFO) som pilotprosjekt. Denne tjenesten benyttes av flere tusen familier i nærmiljøet. Løsningen måtte skape en brukervennlig og fremtidsrettet prosess for nye påmelding, endring og avbestilling.

Løsningen

Bærum kommune og Commitment etablerte et felles prosjekt for å evaluere BPM i en tjenesteorientert arkitektur (SOA) som en løsning på disse utfordringene. Prosjektet involverte ansatte i kommunens administrasjon i å kartlegge og modellere tjenester og prosesser. Til dette arbeidet brukte vi blant annet BPMN (Business Process Modeling Notation). En prosessfokusert forvaltningsorganisasjon for SOA ble etablert for å håndtere implementasjon av teknologiene på tvers av hele virksomheten. Det var nødvendig å identifisere og tildele eierskap til forretningstjenester og -prosesser, men også til underliggende støttetjenester.

Viktige trekk ved løsningen var:

• Registreringsprosessen for SFO startes fra et skjema som er integrert inn i kommunens portal.
• Prosessen sjekker om brukeren har rett til å bruke tjenesten.
• All tilgjengelig informasjon om brukeren som er relevant for tjenesten blir automatisk fylt inn i skjemaet.
• Når brukeren sender inn skjemaet, så blir det arkivert i henhold til Noark-standarden, og registreringsprosessen startes opp. De ansvarlige i kommunen blir informert, og registreringen blir bekreftet til brukeren.

For prosjektet var de sentrale suksesskriteriene:

• Lage en pilotløsning som er så nær opp til produksjonsklar som mulig.
• Bygge kompetanse om løsningskonseptet, teknologien og arbeidsformen.
• Få erfaring med utforming, implementasjon og forvaltning av tjenester og prosesser.

Teknologien

All integrasjon mellom prosessen og sluttbrukernes applikasjon, og mellom prosessen og underliggende støttetjenester, ble implementert som web services. MuleSource Enterprise Service Bus står for rutingen, mens XSLT brukes til kompleks transformasjon av data. Prosessen ble utviklet og implementert i Intalio BPMS. Begge disse produktene har åpen kildekode. Web services viste seg å være en effektiv teknologi for å knytte sammen prosessen med andre applikasjonstjenester, og arkitekturen kunne garantere korrekt interaksjon med den menneskestyrte arbeidsflyten.

Intalio BPMS tilbyr et fullt integrert rammeverk for modellering, utforming, implementasjon, installasjon og utførelse av forretningsprosesser. Siden dette prosjektet var en testpilot, var rask oppstart viktig. Intalio ga kommunen en enkel mulighet til å komme i gang umiddelbart, til en ganske lav kostnad. Bruken av standarder som BPMN, BPEL, WSDL og XSD gjorde modelleringen enkel og intuitiv. Prosessen kunne settes opp helt uten å skrive programkode.

Et viktig resultat fra prosjektet er at kommunens administrasjon nå er langt mer villige til å involvere seg i tidlige faser av slike prosjekter. Prosessmodellering og –implementasjon gir et steg framover ved å bringe teknologi- og forretningssidene sammen. Dette skaper løsninger med høy forretningsverdi, som er forstått av brukerne. Et BPMS tvinger forretningssiden til å være presis og detaljert i sine spesifikasjoner. Før man brukte det intuitive grensesnittet til Intalio, ble dette sett på som en betydelig utfordring.

Commitment var i stand til å lage en løsning for Bærum kommune som

• Enkelt tilpasses nye og endrede krav
• Kan spore at behov og krav tilfredsstilles, fra spesifikasjon til implementasjon og produksjon
• Er tilgjengelig 24x7, ikke bare 8x5
• Reduserer behandlingstiden for et registreringsskjema fra dager til sekunder
• Fjerner behovet for personlig oppmøte på kommunenes kontorer
• Reduserer administrasjonstiden for behandling av registreringer.